2 工作联系、函件往来及表式
2.1 工作联系
1、根据委托监理合同授权，项目监理部为代表建设单位的现场管理者，为了明确建设工程合同双方的责任，保证监理单位独立公正地做好监理工作，顺利完成工程建设任务，避免出现不必要的合同纠纷，建设单位与承包单位之间的各项联系工作，如果涉及建设工程合同，均应通过项目监理部完成。
2、工作联系以书面为据，明确各方职责。
2.2 函件往来
1、建设单位、承包单位、监理单位任何一方发出的函件，有关方对函件内容如有异议，可通过正常途径书面回复、陈述理由，但不得拒收。
2、承包单位如拒收监理工程师通知，则将被视为“拒绝项目监理机构管理”处理。
2.3 监理工作表式
1、 为避免低水平重复劳动，监理规范、地方及行业为监理工作设计了各种表式，其形式略有差别，供各建设工程选用。为使工程资料前后一致，表式一经选定，不得随意更改。
2、经参建各方协商，本工程决定采用 铁道部工程竣工验收技术资料用表 表式。
3、表格填写必须符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001的规定，即“工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。”
3 互相监督，约束建设活动行为，免遭不良记录公示
建设部《建设工程质量责任主体和有关机构不良记录管理办法》（试行）建质[2003]113号圈定了工程建设活动中的不良行为，要进行记录并公示。
《建设工程质量责任主体和有关机构不良记录管理办法》（试行）建质[2003]113号的主要内容摘录如下：
……
第四条 建设单位以下情况应予以记录：
1、施工图设计文件应审查而未经审查批准，擅自施工的；设计文件在施工过程中有重大设计变更，未将变更后的施工图报原施工图审查机构进行审查并获批准，擅自施工的。
2、采购的建筑材料、建筑构配件和设备不符合设计文件和合同要求的；明示或者暗示施工单位使用不合格的建筑材料、建筑构配件和设备的。
3、明示或者暗示勘察、设计单位违反工程建设强制性标准，降低工程质量的。
4、涉及建筑主体和承重结构变动的装修工程，没有经原设计单位或具有相应资质等级的设计单位提出设计方案，擅自施工的。
5、其他影响建设工程质量的违法违规行为。
第五条 勘察、设计单位以下情况应予以记录：
1、未按照政府有关部门的批准文件要求进行勘察、设计的。
2、设计单位未根据勘察文件进行设计的。
3、未按照工程建设强制性标准进行勘察、设计的。
4、勘察、设计中采用可能影响工程质量和安全，且没有国家技术标准的新技术、新工艺、新材料，未按规定审定的。
5、勘察、设计文件没有责任人签字或者签字不全的。
6、勘察原始记录不按照规定进行记录或者记录不完整的。
7、勘察、设计文件在施工图审查批准前，经审查发现质量问题，进行二次以上修改的。
8、勘察、设计文件经施工图审查未获批准的。
9、勘察单位不参加施工验槽的。
10、在竣工验收时未出据工程质量评估意见的。
11、设计单位对经施工图审查批准的设计文件，在施工前拒绝向施工单位进行设计交底的；拒绝参与建设工程质量事故分析的。
12、其他可能影响工程勘察、设计质量的违法违规行为。
第六条 施工单位以下情况应予以记录：
1、未按照经施工图审查批准的施工图或施工技术标准施工的。
2、未按规定对建筑材料、建筑构配件、设备和商品混凝土进行检验，或检验不合格，擅自使用的。
3、未按规定对隐蔽工程的质量进行检查和记录的。
4、未按规定对涉及结构安全的试块、试件以及有关材料进行现场取样，未按规定送交工程质量检测机构进行检测的。
5、未经监理工程师签字，进入下一道工序施工的。
6、施工人员未按规定接受教育培训、考核，或者培训、考核不合格；擅自上岗作业的。 7、施工期间，因为质量原因被责令停工的。
8、其他可能影响施工质量的违法违规行为。
第七条 施工图审查机构以下情况应予以记录：
1、未经建设行政主管部门核准备案的，擅自从事施工图审查业务活动的。
2、超越核准的等级和范围从事施工图审查业务活动的。
3、未按国家规定的审查内容进行审查，存在错审、漏审的。
4、其他可能影响审查质量的违法违规行为。
第八条 工程质量检测机构以下情况应予以记录：
1、未经批准擅自从事工程质量检测业务活动的。
2、超越核准的检测业务范围从事工程质量检测业务活动的。
3、出具虚假报告，以及检测报告数据和检测结论与实测数据严重不符合的。
4、其他可能影响检测质量的违法违规行为。
第九条 监理单位以下情况应予以记录：
1、未按规定选派具有相应资格的总监理工程师和监理工程师进驻施工现场的。
2、监理工程师和总监理工程师未按规定进行签字的。
3、监理工程师未按规定采取旁站、巡视和平行检验等形式进行监理的。
4、未按法律、法规以及有关技术标准和建设工程承包合同对施工质量实施监理的。
5、未按经施工图审查批准的设计文件以及经施工图审查批准的设计变更文件对施工质量实施监理的。
6、在竣工验收时未出据工程质量评估报告的。
7、其它可能影响监理质量的违法违规行为。
第十条 施工图审查机构、工程质量检测机构、监理单位应记录工作中发现的建设、勘察、设计、施工单位的不良记录，依照所涉及工程项目的管理权限，向相应的建设行政主管部门或其委托的工程质量监督机构报送。
建设行政主管部门或其委托的工程质量监督机构应对报送情况进行核实。
