我们经常看到这样的情况：一次会议开完后，做会议纪要的人花很多时间、精力去整理会议纪要，整理的过程中还要经常找别人核实有关内容（因为毕竟大多数人都没有速记能力、往往记录得不是很全），整理完后又要给有关领导审查，往往要经几个领导审查，领导审查后又写了一大堆修改意见，手写的意见有些字都看不清，又要去问领导，问多了大家都烦，如果领导的意见不一致，整理会议纪要的人就头痛了。即使整理出来了，内部达成了一致，可能还要其他与会单位的人员确认，如果他们有异议，又麻烦了。这样搞来搞去，耽误了很多人的时间，甚至有些内容都已经失去时效性了。
所以，我一致提倡同步做会议纪要，这是一个很好的办法。具体做法是：1、事先将会议的议题在通知中告诉大家或作简要介绍，要求大家做好准备，要求发言简单明了。2、开会的时候记录员用手提电脑做记录，并用投影仪放映到墙上，记录得是否正确大家都可以看到，可以当场修改。3、要求会议主持人要控制好节奏、局面，避免激动，不允许争吵、插嘴。4、会议主持人要对每一个议题进行小结，因为会议纪要不是会议记录，不必将每一句话都如实记录，尤其是达成一致之前的那些不同意见，小结就是对一个议题的结论性、决议性内容。
这样，会议开完，会议纪要就完成了，可以当场打印出来，大家签字确认。这样做，对于那些有多个单位参加的会议、有重大决定的会议、有紧急事情需要落实的会议，尤其有必要。这样做表面上会议开得慢了一点，但实际上效率提高了，也提高了执行力度。
如果会上说的话很重要，必须百分之百地按照执行，那么为什么就不能在会上多花一点点时间让记录员把那些重要的话原原本本地当场记录下来？事实上，一次会议，尽管七嘴八舌、洋洋洒洒讲了一大堆，但并不是每一句话都要写入会议纪要，真正重要的话并不是很多，可是记录员并不一定知道哪句话是重要的，哪些话可以不记录、哪些话必须记录，加上记录速度有限，很可能丢了重要的记了没用的。何况发言的人表达水平有高有低，有的人说话发音含糊不清，这都增加了做会议记录的难度。主持人为什么就不能把重要的话总结、复述一下？开会是为了解决问题，而不是为了考验记录员的能力。
