项目监理部资料员怎么做好监理资料的管理工作？
虽然项目监理部的资料管理工作没有什么技术困难，但监理工作是通过资料来体现的，有的项目监理部工作做得不好，往往是资料做得不好。为了加深项目监理部资料员对监理资料管理工作的理解，本文试图从文件资料与档案的联系与区别、建设工程文件的概念、档案管理知识入手，谈谈监理资料具体管理工作，希望能对项目监理部资料员的工作有一定参考作用。
1 文件资料与档案的联系与区别
不知大家有没有注意，有的同志比较喜欢用“归档”这个词，说到资料放好了没有就说：“资料归档了没有?”。其实在档案学里面，只有把文件资料按一定的规律整理立卷，移交给档案室集中保存这个程序才称作“归档”，而文件资料也成为了档案。正在办理过程中的文件还不是档案，按照一定规律保存起来的文件资料，才能最后成为档案。所以，档案是文件资料转化而来的。“今天”的档案就是“昨天”的文件；“今天”的文件将是“明天”的档案。这是对档案与文件资料之间转化关系的一种通俗概括。归档既是文件资料向档案转化的程序和条件，又是文件资料转化为档案的一般标志和界限。
2 建设工程文件的概念
建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括：(1)可行性研究报告、立项申请；(2)环境影响评价文件；(3)征地文件；(4)勘察、设计文件；(5)招、投标文件；(6)施工技术文件；(7)建设监理文件；(8)工程财务文件；(9)声像材料；(10)竣工验收文件。
3 监理资料管理的基本概念
施工监理是工程建设管理过程的一个环节，监理文件是监理企业在工程施工过程中形成的文件材料，是建设工程文件中的一部分。所以，监理资料管]监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理j的文件资料进行收集积累、加工整理、立卷保存和检索利用等一系列工作。
3．1监理资料管理存在的问题
监理资料与施工技术资料不同。工程施工经过长期的发展，已形成了一套很成熟的资料分类和整理方法。而建设监理制度在我国推行至今近20年，直到2000年底才有自己的规范，监理的工作方法还有待进一步探索。在另一个方面，由于建设工程一般体型庞大，建设周期比较长，生产工艺复杂，涉及多多种专业，形成了监理文件资料具有复杂性、分散性、机性、多专业性、综合性等特点。《建设工程监理规范》第7．1．1条虽然对监理资料的内容作了规定，7．4．1条还规定“监理资料必须及时整理、真实完整分类有序”，但具体怎么操作，没有更详细的指引。
3．2做好监理资料管理的重要性
3．2．1 监理资料管理是监理的基础性工作。做好监理资料的管理可以为监理工作的顺利开展创造良好前提条件，经过科学整理的监理资料会成为监理信息资源，为监理工作提供有力的保证和支撑，也是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。当监理程师需要时，能及时提供有针对性的完整资料，从而迅速地解决监理工作中的问题；反之，资料混乱、散失，最终影响监理工作师的正确决策。
3．2．2监理企业是工程服务企业的一种，其工程量和成果是通过监理资料反映出来的。监理资料经过系统的分类整理作为监理工作的成果，将移交给建设单位和城建档案管理部门，成为建设项目的监理档；
3．2．3有了真实完整、整理有序的监理资料可用以查考和追溯。当出现工程纠纷时，监理工程师可以利用监理资料做出裁决。同时监理资料也是保护自身利益的重要证据。
3．2．4经过系统、科学分类整理的监理资料，是监理企业具有历史价值的科技档案，监理企业和监理工程师都可以从中获得宝贵的工程监理实践经验，有利于不断提高自身的监理工作水平。
3．3监理资料员的素质要求
由于监理资料管理的重要性，相应地对项目监理部的资料员工作和资料员的素质提出了一定的要求。随着监理行业管理的逐步规范，监理的范围、工作内容、工作方法的不断丰富和发展，监理资料员应对监理过程的有关规定、相关专业、相关领域有一定的了解和实践经验。作为一名监理资料员应掌握以下的知识：(1)了解建设工程的基本建设程序，加深对工程建设的理解，从而知道自己处理的是什么资料，有什么用处，资料之间有什么关系，以便清楚掌握资料管理工作。（2)了解监理档案、施工技术档案、基建档案和档案之间的层次关系：理解文件资料与档案的概念；掌握档案分类基本方法；熟悉《建设工程监理规范》中的监理资料内容、监理基本表式；熟悉《建设工程文件归档整理规范》关于工程文件的立卷、归档、验收与移交的规定及建设工程文件归档范围，以便能指导施工承包单位的施工技术资料整理工作。(3)掌握《建筑工程施工质量验收统一标准》的基本内容，理解工程验收的几个质量验收层次的概念及其关系；掌握各个层次质量验收的合格条件；掌握分项、分部工程的划分标准和质量验收的程序。(4)了解与《统一标准》配套的14本专业工程施工质量验收规范的有关内容，材料、构配件检验试验、工程检测、测量的有关规定。(5)掌握一定的文秘知识，具备一定的文字能力；熟悉电脑操作和有关软件；对信息化管理有一定理解：有一定的组织能力和协调技能。
4、监理资料管理的工作内容
监理资料管理工作主要内容是：收(发)文管理、传阅管理、分类、文件编号、积累、立卷(也叫组卷)、装订和装盒、移交与归档等工作。项目监理部还应订立《资料管理制度》、《资料员岗位职责》、《文件收(发)及传阅流程》等与资料管理有关的规定，以明确资料管理的有关事项和有关人员的责任。需要指出的是，资料管理不仅只是资料员的事。资料管理需全员参与，项目监理部的全体人员都应把遵守资料管理的有关制度变成自觉的行为，保证资料按程序流转，防止散失。
4．1收文管理
所有收文应在收文登记簿上进行登记。登记内容有：文件编号、文件名称、内容摘要信息、发文单位、收文日期(甚至具体时间)、收文者签名。通常收文可以参考下面的运转流程：
签收→文件登记→附文件处理签→分办或负责人批办→相关人员承办文→件处理完毕并装盒存放。
处理完毕的含义主要是指完成了文书处理程序，即在文书处理程序上告一段落。不能理解为把文件中涉及的所有事情全部办完了才算“处理完毕”。即使文件还没有完全处理完毕，也应及时集中保存，防止丢失。
若收到施工单位报送的文件不符合要求，总监或其授权的监理工程师应签发书面意见退回施工单位整改后再报。应把施工单位初次报送的文件材料复印，留待与施工单位整改后再报的文件材料对照。
4．2传阅管理
收到文件后附上文件处理签，项目监理部总监或其授权的监理工程师确定文件的承办人员，是否需要转发至有关单位，传阅的范围。总监或其授权的监理工程师应在文件处理签上做出必要的批办意见，承办人员做出相应处理意见。处理完毕后，记录处理结果并装盒存放。
4．3发文管理
发文由总监或其授权的监理工程师签发，并加盖项目监理部公章，对每一盖章事项应进行登记。所有发文应在发文登记薄上进行登记。登记内容有：文件编号、文件名称、内容摘要信息、接收文件单位、发文日期(甚至具体时间)、接收文件者签名。通常发
文可以参考下面的运转流程：
拟稿→核稿→校对→总监或其授权的监理工程师签名→用印及用印登记→文件编号登记→发文及对方签收→原件装盒存放
4．4监理基本表式
施工阶段监理的表式按《建设工程监理规范》的规定执行(表式有A、B、C三类，在此不再赘述)。监理基本表式为工程参建各方主体的资料交流提供了统一的、程序上的控制表格，但不表示监理资料按A、B、C分类。
4．5监理资料的分类
监理资料的分类是一个难题。如前所述，监理资料具有复杂性、分散性、随机性、多专业性、综合性等特点，如果监理企业没有对资料的分类做出规定，让资料员自行分类，有点勉为其难，这时，资料整理的质量只取决总监或资料员的水平。所以监理企业的技术部门应对监理资料作出分类方案，以便统一管理。
资料的分类的方法多种多样，有按结构、分部、工序、阶段、专业等分类；有按问题、名称、文件性质、时间、机构等分类，不一而足，但不会也不可能只采用单一的分类方法。通常的分类方法是复式分类，即在资料分类方案类别体系中，在纵横关系上同时采用两种以上的分类方法。分类应注意以下要求：(1)包容性。能包容监理过程全部资料内容，要使每一份文件资料在分类方案中找到自己的位置；(2)可扩展性。监理范围将不断发展，监理资料的内容也会随之丰富，所以在制定分类方案时应考虑类目的可扩展性，以免新出现的资料找不到位置，而迫使打乱原有分类方案;(3)相对稳定性。制定分类方案时一定要缜密研究，全面考虑，使分类方案类别体系的设置科学合理，能够保持长期相对稳定。
4．6资料的编号
文件资料的编号应在资料分类的基础上进行，编号应反映资料的层次关系。至于如何编制资料的编号体系，笔者认为，建筑工程施工质量验收标准表格的编号和工程量清单项目编号为我们提供了很好参考。这些编号的特点是层次清晰，简单易懂。而有些企业的资料编号体系非常复杂，编号除了数字外还有字母、拼音、括号、横杠等各种符号。虽然并非一定要理解编号的意义，但总不是一种好的编号方法。
4．7积累
资料在积累过程中，应有“资料清单”，“资料清单”的式样如下表：
序号 以一件文件为单位依次编号
文件编号 文件资料本身的发文号或编号
责任者 产生文件资料的机构或个人
文件材料题名 即文件的标题，一般照抄。没标题的文件，可自拟标题说明文件的内容，加'[]'号．
日期 文件资料本身产生的时间
备注 必要时的说明
4．8立卷
资料的立卷也叫组卷。资料的立卷包括对资料进行甄别、排列、填写卷内目录、案卷装订、编页码、编案卷号、填写案卷封面(资料封面)、填写案卷目录、装盒等工作。
(1)甄别文件时应注意剔除以下文件：1)上级及建设单位普发，非针对监理工程项目，只供i阅、参考、不需办理的文件材料(如法律法规、简报等)：2)重份文件(即重复文件)；3)无查考价值的一般事务性、临时性行文(如会议通知等)；4)一般性文件的修改稿、校对稿，未经各方讨论确定，未经签发，未经签名的未生效的文件。
(2)文件资料的排列、立卷方法：文件资料以“件”为单位依次排列。“件”的含义：单份：单件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、监理日志等，一册(本)为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；请示与批复为一件；文件处理单(签、表)与被处理文本合为一件。
(3)立卷首先要对资料进行分类：前面已对资料的分类方法作了介绍，这里不再说。需指出的是，同一系列的案卷或同一案卷内，可采用一种方法组卷，也可组合两种以上方法进行组卷。但不论采用何种分类方法，案卷内要反映出文件之间的有机联系，案卷外要突出案卷的特征。资料的立卷可参；《建设工程文件归档整理规范》的附录A，企业也可以参考附录A另行规定。资料立卷后，需要编制“卷内目录”，式样可参考上面的“资料清单”，但多了“页次”一栏，要求填写“件”在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。卷内目录排列在卷内文件首面之前，卷内目录不用编页号。
(4)装订、装盒的要求：案卷也要按类目进行编号。组成案卷的资料不能超过3crn，成册的资料保持原状，直接装盒。监理资料一般是文字材料，必须装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、结实、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。
(5)监理资料移交与归档：监理项目完结后，按《建设工程文件归档整理规范》的要求分别整理有关监理资料，移交给城建档案馆、建设单位和各自监理企业归档
