现场编发的《监理工程师通知单》（以下简称《通知单》）是监控现场的重要资料，各专业监理工程师都可以编发，编发量较大，施工方还必须及时整改落实后按时回复闭合。工程结束时，这上百份《通知单》及回复单将按单位工程分类编目装订成册列入竣工资料。
近期对所属各监理站《通知单》及其回复资料进行了专项检查（随机抽查了160份，后附《通知单》及回复单评比扣分表）。总体尚可，但也查出了诸多问题。通过对这诸多问题的统计、分类和分析，梳理出了5个共性问题和8个个性问题，并由此提出了12条整改措施和改进建议。
为进一步规范编制《通知单》及回复资料, 持续提高现场监理工程师编制内业资料水平，特发表此文，以期待同行参考和借鉴。
一、存在主要问题及简析
1、共性问题
（1）《通知单》“整改要求”里没有体现要求施工方做到：举一反三，分析出现问题的原因，制定预防措施避免类似问题再发生，以及提高安全质量意识等。
（2）《通知单》中没有要求施工方提供整改的书面证据。如：应附整改报告、培训记录、整改后的照片资料等。
（3）回复单“复查意见”一栏中，没有“经复查”或“现场核查”、“整改结果合格”、“同意闭合该通知”等字眼，签署意见不明确、欠认真。
（4）依据不具体。较多的《通知单》指出了存在的问题，未编写违规的依据。特别是在编发“质量问题通知单”时，未指出存在问题的依据是那个法规、标准、规范或文件的某一具体条款。
（5）施工方上报的回复单内容普遍简单、不认真；没有按照《通知单》要求的期限整改并回复；回复单中所附资料（照片）显示的时间前后矛盾等。
2、个性问题
（1）《通知单》格式不正确或不统一。
（2）签章手续不全。有的《通知单》“专业监理工程师签字处”为电脑打印，“接收人”一栏未签名，未签章等。
（3）指出问题数量太多。《通知单》应针对一个作业点或一个项目进行，应不超过3个问题。若问题太多，则其针对性、操作性不强。
（4）值得注意的是：有 的《通知单》的叙述文字中“隐含”监理责任；有的对回复单未签认或及时签认，有的签署复查意见中有漏洞，其中隐含者专监平常工作不尽责。如：“基坑开挖2 周了仍未进行临边防护”；“未按专项方案施工，多次劝说仍我行我素”；签发日期为2015年2月27日，而在回复单整改中显示已于2015年2月26日完 成。
（5）问题叙述不清。部分《通知单》叙述问题模糊，需要用数据、照片支持的未附数据和照片；在问题叙述中带有感情色彩，如“恶劣”、“野蛮施工”等字句。
（6）部分《通知单》回复内容没有逐条对应回复，甚至漏项。
（7）部分《通知单》在复查意见里面未明确整改结果是否“合格”或者“不合格”。如：只是签名，没有复查意见；签署意见为“情况属实”等。
（8）个别回复单的内容或专业监理工程师复查意见中显示该《通知单》未彻底闭合。
二、整改措施和改进建议:
1、首先，《通知单》和回复单的格式要正确，各项目或各监理站应统一，并符合相关规范要求。
2、《通知单》中叙述问题要简明清晰。应把问题发生的时间、地点叙述清楚。每份《通知单》应针对一个作业面或一个项目进行。每份《通知单》指出的问题不能太多，应不超过三个，应突出主要问题。问题较多或问题较严重时应分类、分开编发。
3、《通知单》指出的问题应有依据。应“文字为凭，数据说话”。指出的问题最好有影像资料。叙述文字中不应含有感情色彩。
4、《通知单》中的整改要求应全面。要求施工方做到：举一反三，分析出现问题的原因，制定预防措施避免类似问题再发生，以及提高安全质量意识等，以尽量规避监理责任。同时，要求整改回复期限和提供整改证据等。
5、不应越权签发。在检查中各专业监理工程师发现问题后，首先应考虑问题的严重程度，分清是由自己签发《通知单》，还是建议由总监签发《工程暂停令》。
6、签发手续要齐全。签字、盖章、日期不要遗漏，要与现场实际情况符合。
7、《通知单》中应要求施工方在指定期限内整改落实后回复。签发《通知单》时应根据现场实际情况，充分考虑施工方整改完成所需的时间。
8、应要求施工方回复单内容齐全。回复资料要图文并茂，排版正确，显示整改到位。回复单中应逐项回复，不得缺项。
关键的是，不能从所报的图文资料中看出整改不到位情况，以及显示解决了“此问题”又冒出了“彼问题”。
9、回复单的复查意见要明确。要有“经复查”或“经现场核查”、“合格”或“同意闭合”、“不合格”或“整改后再报检”等字眼。暂时无法闭合需二次整改回复的，要在“首次复查意见”里明确并限定再次回复时间。
10、整个通知单一定要完全闭合，并不得隐含监理责任。
11、《通知单》及其回复单应保存原件，并及时整理归档保存；编制的台账中项目应齐全（序号/编号/通知单标题或主要内容/签发时间/要求闭合时间/实际回复时间/闭合情况/签发人/接收人/备注等），便于管理查阅。
12、各监理公司安质部、各分（子）公司和各监理站应对《通知单》及回复单定期进行检查评比，发现问题及时纠正，并规范格式，树立样板。
同时，对其它内业资料也要根据现场实际情况进行认真督查，以切实提高管理内业资料的水平。
