如何做好公路工程监理档案资料的整理工作？

【关键词】公路工程；监理；档案；整理 

　　一、充分认识工程项目监理资料整理工作的重要性 

　　在整个公路建设过程中，现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录，有着极其重要的作用，具体体现在以下几个方面： 

　　首先，监理资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，作为工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。 

　　第二，它充分反映了监理在施工过程中对加强质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等方面所做的工作。也是对监理工作各项控制与管理工作的重要依据和文件凭证。同时可作为日后各类纠纷问题的原始依据。 

　　第三，顺利、准确、完整、系统的做好竣工资料的整理，是工程验收工作中的重要内容之一。 

　　第四，档案资料在工程建设完成之后，在使用、维修过程中同样有着有利的技术依据。 

　　二、明确资料整理分工，加强资料分类管理。 

　　（一）资料整理工作划分 

　　根据档案资料整理办法要求，公路工程项目竣工文件材料的收集、整理与组卷按下列分工： 

　　1、项目准备阶段的工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件，由交通主管部门和建设单位等承办机构负责收集组卷。 

　　2、公路工程设计文件由建设单位负责组卷。 

　　3、公路工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责组卷。 

　　4、公路工程监理工作形成的监理文件材料由监理单位负责组卷。 

　　5、科研课题文件材料由承办单位负责收集、整理。 

　　6、交通安全设施、机电系统项目文件材料由负责的施工单位负责收集、整理。 

　　7、声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷。 

　　（二）资料整理内容和分类 

　　文件材料的整理必须按照施工中档案形成的规律，尽量维护其在的历史上固有的来源、时间、内容和形式等方面的有机联系，保持文件材料的原始性、准确性、系统性、完整性。 

　　1、往来文件。如监理工程师与建设单位、施工单位等单位之间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。 

　　2、管理性文件。如监理工作指令、开工令、停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志以及与有关单位的来往文件等，按阶段、问题分类整理组卷。 

　　3、依据性文件。如监理规划、监理实施细则等，在文件形成后连同批复文件成套一并组卷。 

　　4、工作性文件，包含工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付、合同管理等文件，均要分别单独组卷。 

　　5、监理日志：监理日志、监理人员所负责的工地及其职责范围内的主要工作都应记录。监理日志按时间先后顺序单独组卷。 

　　6、监理月报，包括工作概况、工程进度、工程质量、工程费用及支付情况、工程延误及主要原因、存在问题或困难、重要纠纷和争论、异常天气情况等，按年度组卷。 

　　7、过程控制资料，包括材料检验记录、现场施工旁站和巡视记录、工序验收记录、整改工程检查记录、监理独立抽检、抽查试验等，按分项分部工程排序单独组卷。 

　　8、影像资料：随着工程进度应不断的保留各施工阶段的图片资料，以便对各阶段的施工情况核查。 

　　三、加强组织领导，落实职责分工。 

　　加强档案资料工作的管理是工程监理的客观最直接的需求，在监理业务档案的管理方面，需建立健全档案资料组织管理体系，明确管理原则和人员管理职责，真正实现档案收集、管理与工程建设同步。 

　　（一）设置专职档案管理人员 

　　根据档案资料管理工作的特殊性，为确保资料整理工作的连续性和系统性，要求监理单位在开工伊始就要设立专职档案资料管理人员，专门负责本项目监理部全部档案资料的管理，其具体工作是： 

　　1）负责搜集、整理建设单位、设计单位等向监理单位提供的有关文件材料等； 

　　2）负责收集本监理项目自身形成的需监理归档的资料，如监理规划、监理实施细则、监理月报、会议纪要、通知和指令等；以及在监理过程中形成的，监理单位下发的各类质量、进度、费用、安全环保等控制性的整改要求及记录等； 

　　3）对各专业监理文件、资料的形成、积累、组卷和归档进行指导、监督和检查； 

　　4）督促施工单位严格做好施工资料的归档、移交工作，按照国家和地方档案管理的要求做好资料归档工作； 

　　5）按照相关档案管理的法律和法规，编制、汇总监理项目的档案目录和清单，并负责最终档案资料的移交。 

　　（二）做好预立卷工作，保证资料的全面、完整。 

　　加强预立卷管理工作，在项目的一开始，各单位就应该按照“编制办法”做好文件材料的预立卷，对于搞好公路竣工文件档案工作具有重要作用。 

　　1、要及时、真实、有序做好资料整理，就要从第一次工地例会上强调工程资料的重要性，根据项目需要，及时建立起资料收集整理的大体框架，并把监理规范中的监理工作的基本表格提供给施工单位，要求按规定做好报验程序，确保各项施工资料必须真实、合格的原则。 

　　2、确保文件材料的齐全和完整。由于高速公路建设过程中形成的文件材料具有内容差异性大、收集归档周期长等特点，要求档案管理人员要加强资料的及时收集和规整工作，确保工程与施工进展同步，杜绝在工程竣工后许多文件材料残缺不全或原始资料遗失。 　　（三）加强责任分工，确保监理日志的连续性、完整性。 

　　监理日记记录了整个监理过程，它是反映工程进展情况的重要资料，必须与现场实际情况相结合来记录。要确保监理日志的连续性、完整性，需做好以下几方面： 

　　1、由于监理资料主要形成于整个施工监理过程，因此，在监理过程中，监理项目部就应该积极加强引导，实行明确责任分工，严格档案管理制度，将档案管理工作细化，做到职责分明。 

　　2、监理项目要制定专门的资料交接制度，如监理人员如有更换，需提前做好工作交接，及时、全面的做好各项记录，确保归档资料的连续、完整。 

　　3、应把监理资料的记录和管理纳入人员绩效考核范围，从每个监理人员负责的监理资料质量，来评估监理人员的工作质量，适当时候可考虑与经济挂钩，效果会更好。 

　　（四）实行计算机辅助管理操作系统 

　　计算机技术的应用，一方面可以弥补传统档案工作中存在的效率低，受人为因素影响大等缺陷；另一方面可以减少损害，保护原件。 

　　在滨德高速公路项目档案管理工作中，就充分运用了档案管理工作软件，采用分类上传，统一模板，自动生成资料文件目录的形式，不仅仅节省了资料人工录入、整理的时间，而且提高了资料收集、加工和利用的水平，更保证了资料的准确性、完整性和系统性，并方便对施工过程中的数据资料及时进行检索，加快了工作效率，为滨德高速公路的档案整理工作提供了有力支持。 

　　四、确保及时整理，真实完善，分类有序 

　　作为资料，很多具有较强的时效性，特别是规定了具体时间的指令性文件，资料的时效性显得尤为重要。因此要做好资料的收集整理工作，必须要做到及时整理，及时保存。此外，真实性作为资料的第一要素，要求所有归档资料要真实、公正、客观的反映施工全过程，这不仅仅是对所监理项目的负责，更是对自己工作的负责。 

　　总之，监理档案资料的整理，需要在平时的监理过程中稳步、持续的开展，由于工程性质的不同，监理资料的复杂性、繁琐性、专业性各异，因此，要做好最终监理资料的归档、移交工作，仅仅依靠专职档案管理人员一人的力量是远远不够的，必须监理项目部内部所有的人员齐心合力，在监理过程中明确分工，各司其职，才能确保公路工程竣工档案的完整、准确、系统，顺利、圆满完成档案资料的最终上交。 

　　参考文献 

　　[1]段宝方.建设监理档案的构成和管理[J].档案学通讯.2002.（3）：37-38 

　　[2]周红梅：浅谈工程建设监理档案的管理[J]. 河北水利.2009.（6）：4 

　　[3]班善林，王维棣.探讨监理资料员在施工中的定位和作用[J]. 建设监理.2004.（7）