在整个采购过程中招标文件担负着两大职能: 一是将招投标当事人的买卖行为纳入法律法规及社会化管理范围内; 二是将标的的全部要求准确清晰地表达出来，以使投标人明白无误地予以响应。
招标文件内容缺一不可
招标文件通常包括招标邀请函、投标人须知、投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式、招标技术文件、合同主要条款及合同签订方式、交货和提供服务的时间、评标方法、评标标准和废标条款、投标截止时间、开标时间及地点、招标格式等。