工程竣工档案归档审查的内容与方法

　　竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。施工单位的竣工档案资料必须符合归档的要求，并得到建设单位档案管理机构的符合归档要求的意见后，才能够到建设单位业主计划部办理完工结算，最后到财务那里领取资金，否则，业主计划部不予办理完工结算。这从相关制度和经济手段上确保了档案五率中的前三率，五率即归档率、完整率、准确率、查准率、查全率。 

　　建设单位档案人员在接收竣工资料时对竣工资料的审查，竣工资料在审查时所遵循的原则和依据根据本人的经验，掌握《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和合同协议就可以了。站在建设单位档案管理的立场上，下面介绍几种行之有效的审查方法。 

　　1．归档范围的审查 

　　施工单位在移交竣工档案资料时都存在一种心理，认为竣工档案资料已经做好了，是通过监理单位负责人和业主项目负责人审核的，竣工档案资料不会存在什么问题，建设单位档案管理部门就会马上接收。其实，竣工档案资料经过建设单位档案人员的认真审核后或多或少都会存在一些突出问题，有的监理甚至根本不知道自己审查竣工资料的职责为何，就随意把自己的名字签上了。归档范围的审查，理论上是建设单位档案部门在监理审查合格后的基础上进行接收前的审查，提出整改方案并反馈给监理方，再由监理方去指导施工单位进行整改，但实际工作中施工单位自己直接与建设单位档案部门接触，愿意接受建设单位档案部门的指导进行整改，那么监理这方就没有起到真正意义上的审查，建设单位档案部门一定要注意避免这种情况。资料齐全性的审查对建设单位档案人员的工作是一个难点，档案人员不可能对整个工程的若干个专业都了解，那么就只好依赖于监理单位对文件材料的齐全、准确进行审核。但在实际工作中监理方由于责任心、工作认真程度、专业技术知识掌握程度等等因素，就是经监理审查合格后的竣工资料，交到建设单位档案部门，经建设单位档案人员的审查还是存在很多问题。 

　　竣工资料建设单位档案部门在给监理提出整改方案时，怎样审查竣工资料的齐全、完整呢?结合合同(协议)按照国家重大建设项目的归档范围去套施工单位移交的归档范围是否齐全，进行逐条核对，提出该合同工程的缺项、漏项，要求要一次性提出，不要遗漏一项，否则下次提出遗漏的内容，施工单位会非常的反感，他们会讲怎么上一次不一次性提出来，让我们又要增加内容、补充修改。一旦要修改就存在一系列的变动，又因补充内容后立卷工作因补充内容的改变而改变，牵连到组卷工作的各个工序都得重新更正，特别是已经编好了的页码又得涂改、重新编写、卷内目录、案卷题名也要作相应的修改等，因返工会造成极大的工作量；这一点我们作为建设单位档案人员要非常注意，尽量不要让施工单位返工，这也会给建设单位档案部门增加相应的审查工作，每返工一遍，建设单位档案部门也要重新审查一遍，相应的也要增加一遍审查工作，这对谁都没有好处。符合建设单位档案部门的归档要求后，达到移交、接收的目的，施工单位完成了移交的任务，下一步才能到业主计划部顺利办理完工结算，拿到最后的一笔资金。其实建设单位档案部门要承担一定的风险和压力，只要施工单位得到资金后，竣工档案不齐全、不符归档要求，要想找回施工单位来解决，恐怕施工单位的影子都找不到了，根本就不可能回来。 

　　在提出整改方案的过程中要注意以下几点：(1)对具有相互联系的文件材料要放在一起，其中一卷的内容需要与另一卷的内容合并，放在哪一份的前面，具体位置要讲清楚。(2)工程联系单中存在一些是事务性的、临时的通知这些内容属于不归档范围，将其抽出不归。(3)卷内目录要用标准的格式。 

　　归档范围齐全完整性审查的重点为主材试验报告提供的内容及数量是否达到要求、提交的单元工程质量评定资料的单元数与实际的单元数是否相符、工程竣工验收鉴定书上应该有哪几家参与验收等等重要资料的审查提出整改意见方案，怎样让施工单位的竣工档案资料一次性通过整改，尽量不要因为漏提要求造成施工单位三番五次的修改及返工。同时这就是在考验建设单位档案负责人的在建工程档案管理水平及对工程各专业技术的了解程度。  

　　2．案卷质量的审查 　 

　　案卷质量的审查包括文件材料内容、案卷编目、文件材料、原件、签名和书写、竣工图六个方面。 

　　文件材料内容的审查，资料的内容应真实、准确。重要的内容如：单元工程质量评定，资料提交的单元个数与实际产生的单元个数应相符。提交的单元个数可以从卷内目录文件材料题名中得到。文件题名要在卷内目录中体现出来，但不应该占据序号的位置，限附件所对应的序号就为空，不应该填写，从序号中也可以得到单元个数；实际的单元个数可以从质量评定汇总表中找到，还可以从单位工程质量评定表中查到或从竣工资料有关质量评审信息中可以搜索得到。 

　　案卷编目的审查。案卷页号是否按规定要求填写，只要有文字就要编写页码，除非是空白页才不编写页码，页号编写位置：单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸页号一律编写在图签的右下角；卷内目录和卷内备考表均不编页号。案卷封面填写不准确；卷内目录漏写与原目录不符；备考表填写不完备；案卷脊背填写不正确，未按要求填写。 

　　文件材料的审查。包括分类不准确，不符合档案分类表的要求；组卷未遵循组卷原则，同期限、同事项的文件组合在不相关的卷册中，不便查找；案卷题名不能简明、准确地揭示卷内文件内容；不装订的卷内文件未盖档号章；案卷装订不符合归档要求，不美观、不整齐；照片、录像带、电子文档整编不符合规定要求。 

　　原件的审查。副本不能代替正本；复印件或传真件不能代替原件。 

　　签名和书写的审查。文件材料的印刷模糊，不清晰；签名不齐全；不是亲笔签名或用印章代替签名；书写未使用碳素墨水或蓝黑墨水，且字迹潦草；用复写、热敏传真纸，且字迹不清。 

　　竣工图的审查。工程竣工图图面不清晰；竣工图逐张未加盖竣工图章；各项签署不齐全。 　　 

　　3．文件材料系统性的审查 

　　组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。指导施工单位竣工档案资料，尽量采用整卷装订，即卷内目录、文件材料、备考表三者装订在一起。 

　　经过监理方审查合格后的竣工档案，本着更直观、更简单明了、快速的审查竣工档案为出发点，要求建设单位档案部门在很短的时间内提出整改意见反馈给监理方，不得拖延。竣工档案直到符合要求后才能接收入库，这样确保了建设单位接收入库上架的档案符合国家的相关规范，才能保证档案专项验收的顺利进行。属于国家重大建设项目的单位，参照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》，属于基本建设项目的单位，参照《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》。以上两种表解决了案卷之间及卷内文件之间的排列顺序，尤其是对没有工程档案管理工作经验的人员更是得心应手，又对档案人员不懂水电工程及工程土建部分的归档范围不了解，都能起到指导作用。施工单位在收集时也离不开它，当然是在施工单位必须收集齐全、积累好文件材料的基础上才能实现，巧妇难做无米之炊，档案的立卷工作就无从谈起。案卷之间的有机联系就按序列号的排列顺序，一条归档范围就组一个案卷，一盒装不了，可分装多盒，组多个卷，卷内之间的有机联系是批每件文件材料的前后顺序，是按每一条框内的内容的先后顺序。 

　　一条归档范围的内容组合立一卷，案卷之间的排列顺序以所排序号为准；每一案卷的卷内之间的排列顺序以归档范围内容书写的前后顺序为准。 

　　由于竣工档案资料存在一些不符合归档要求的问题，建设单位档案负责人就要提出竣工档案资料需要进行整改的意见，这时有的施工单位认为竣工档案资料是通过监理单位负责人和业主项目负责人审核的，建设单位档案室就应该接收了，建设单位档案室提出需要整改的意见，施工单位就不理解了，认为建设单位档案负责人是在为难他们，从中产生误解。所以，建设单位档案工作者要进行解释，要有耐心，做好思想工作。监理单位负责人和业主项目负责人是对竣工档案资料的完整性和准确性负责，其中难免有遗漏的地方，甚至有的负责人根本没有把好关，反正档案室最后会把好关的，就不会一件一件地去审查，大概过得去就行了。甚至有的监理工作人员根本不知道自己在档案管理中的职责是对归档文件的完整、准确负责，监理和建设单位档案部门的工作职责不能混淆。对组卷是否合理、案卷质量是否达到要求、案卷题名是否正确、案卷是否具有系统性等等工作均属于建设单位档案部门的工作范围，建设单位档案部门对各参建单位档案部门有帮助、指导的义务。