一般工程项目召开监理例会的频率是一周一次，特殊或重大项目可能会提高频率。该会议涉及的内容绝不是一周七天监理日报的数学叠加，更不是监理周报的翻版，它的内容深度体现在监理日报、周报的突出问题的集合，广度体现在包括目标控制七大内容。所以此文件重要性不言而喻。
例会纪要不是将发言者的陈述逐字逐句地记录，而是整理，是有选择性、突出重点地罗列。在整理过程中关键的是该如何将发言者的陈述言简意赅地体现在纪要上。笔者认为可以借鉴文言文翻译时“信、达、雅”的要求。
信，就是诚实。纪要整理者在工作时完全按照发言者的口气、思路表述其立场，不得曲解其原话意义。（点击进入☞还可免费领取资料哦>>>）在形容词、副词修饰方面需要仔细揣摩。换言之，即便对发言者原话不是很认同，也不能擅自编造可能改变其本意的语句。否则在某种意义上对发言者不敬，同时不排除他人在会议期间使用录音装置搜集证据的可能性，一旦原始记录与纪要偏差很大，那么监理机构在纠纷中将处于被动地位。所以信是最基本的条件。
达，即语句通顺。在确保纪要与发言者原话意思无限贴近的情况下方可寻求书面语句上的通顺。对纪要进行必要的结构调整、顺序的调换，可使纪要内容更容易被阅读者接收，避免由于理解偏差造成的问题。
雅，是语言正规、优美，这离不开一定程度的修辞，当然在监理工作会议纪要上主要表现在专业术语的使用上。在做到信、达的基础上才能进行雅的修饰，此举也体现出纪要整理者乃至监理机构文字组织能力水平。从某种程度上说雅是信、达的“上层建筑”、“形象公关”。
