资料管理的重要性，对很多项目管理者而言，应该是能够认识和接受的，尤其是曾在资料管理方面吃过亏、碰过壁的资料员来说，相信更能引起深刻的体会和共鸣。为了摆脱资料管理的混乱困局，公司制定了相应的措施、制度，重视对资料员的业务培训和学习，这些举措都加强了资料管理工作。 施工单位的技术资料包括工程管理资料、工程质量控制资料，工程竣工资料。从工程开工到竣工验收这整个过程都是由工程技术资料管理工作进行贯穿，而在每个环节资料管理也是必不可或缺的。例如工程质量控制资料反映了在建筑施工中所有的材料是否符合规范和行业标准;每道工序的交接是否规范;施工质量是否得到建设单位、监理单位和质量监督检查部门的认可等等，而这项资料是跟随施工进度进行记录的。
由于施工技术资料是资料员在施工过程中不可或缺的资料，因此住宅产业公司技术研发部在《项目部资料管理办法》中明确提出项目部设置“项目资料室”，由专职的项目资料员进行管理，对项目资料室的建设，是加强项目技术资料管理的基础。
项目在日常的施工中，现场的技术人员每天要产生大量的资料，比如说：现场签证、洽商、检验批、隐蔽、技术交底、方案等。尤其是现在的建筑市场越来越规范，技术资料也变得越来越多。并且技术人员一天都是忙碌的，极易造成资料的丢失和遗弃，在这种情况下资料管理人员的岗位就应运而生了。
项目部重视资料管理，在思想上应意识到技术资料也是有价值的，和施工合同、洽商一样是最真实，最能反映现场实际情况最有利的证据。项目部重视资料管理，就要充分考虑到甲方的需求，要站在比甲方还要高的角度认识资料管理中的问题。无论是公司领导还是甲方走进项目部，希望看到资料管理的竟然有序、规范标准;上级领导来检查，希望的是要什么资料，资料员能很快的找到放资料的位置在哪里，并能把所有需要的资料依依呈现在领导的手中。公司资料管理办法中提出资料标准化、模块化理念。在资料管理方面，应要力图创新，充分应用台账管理、电子档案、每个档案盒建立目录。建立电子档案可以迅速帮助查询所需资料，有效加快检查资料的效率;在每个档案盒建立目录目的是为了我让检查资料的人员快速的找到自己所需要的资料。项目部本身就是临时机构，项目部完工后，电子档案向公司移交，方便以后及时查阅和管理。
要做好项目资料管理工作必须做到以下几点：
一是资料收集方面要清楚每个阶段的资料有哪一级别的单位组成。
二是资料填写方面。施工过程中，资料员要做到手勤、嘴勤、腿勤，以保证工程资料紧跟工程的进度。腿勤指的是资料员要勤跑现场，及时了解进场的材料、设备的使用、使用的规格型号、企业资质合格证、检验报告等。工程施工进行到那个节点，需要填写什么资料。进场的材料一一做好登记台账，需要复试的材料进行复试，复试合格后才能使用到工程中。
三是资料的分类和归档管理：施工资料需按照土建、电气、节能、采暖、消防等专业区分，并一一列出资料归档的目录、便于资料竣工进行验收审核。
四是工程文件的发放和接收：发放和接收工程文件都需双方进行签字确认，并一一建立台账。
作为一名资料员，必须做到资料的准确性、完整性。对资料的管理要严格按照规章制度执行。项目管理者要有较强的市场意识、大局意识、传承意识，只有设置与项目适应的资料室、配备与项目相适应的资料管理员和设备、制定项目管理办法，以资料管理推动项目管理，才能保证工程施工的的顺利完成。
