4.1 工程施工时，每天都有大量的信息发生，为了确保工程质量和生产安全，各种信息必须迅速反馈给各有关部门负责人，以便及时对各种信息进行研究处理。
4.2由总监理工程师不定期的主持召开监理人员碰头会，会上各站点负责人、现场监理工程师和专业监理工程师将现场发生的情况进行汇报交流、互通信息。总监理工程师根据大家的汇报情况汇总。一般问题马上提出解决处理办法；有关重大问题与业主交换意见后研究解决。
5．文件处理办法
5.1 凡外来公文、传真、信函，一律纳入统一编号登记，由监理部专职资料员负责并填写文书处理单，报总监理工程师或其代表批示后分转有关人员阅办。
5.2 阅办事项必须有拟稿、核稿、审查、签发、打字、校核人员签字后方可发出。紧急公文，按总监意见限期办理。
5.3 传阅或处理文件，每转入一个部门必须严格交接签收。
5.4 已处理完毕的公文，应及时返回文件处理单，信息管理部的文管人员按照来文编号及时归档。
5.5 对外行文可用决定、通告、通知、通报、报告、请示、规定等文件。
5.6 公文一般由标题、发文号、拟稿、核稿、会签、审查、签发人、密级、主送单位、抄送单位、正文、附件、发文日期及主题词组成 。
5.7 严格文件处理程序。每个文件必须遵守以下程序：撰写文稿、站点负责人核稿、有关部门会签、总监理工程师审查草签、编号、登记、打字、核对，总监理工程师正式签字、发送、存档。
5.8 严格文字标准格式：
⑴拟稿人要根据来文要求和会议决定或领导授意，明确行文的目的，并了解行文的前因后果，行文应掌握有关政策、法规和技术规范。根据事实撰写文稿。
⑵题要简单、切题、明了。
⑶正文短小精悍，层次分明，实事求是，观点鲜明，书写工整，标点正确。
⑷每个公文要求做到一文一事的原则。
⑸引用其它公文作依据时，应注明发文机关、文号、标题和发文日期。
⑹公文用词用字要准确，规范；使用单位简称时，必须先用全称并加注明；人名、地名、资料数据引用要准确；文中数据除发文号、统计表、序号、百分比和其它必须用阿拉伯数码外，一般应用汉字数码。
⑺写文稿，修改，签署一律用钢笔（兰黑或碳素墨水）或毛笔。
⑻如有附件，需在文稿上写明附件全称和序号。
⑼审核、会签、签发公文、要认真负责，签署自己的姓名和日期。