论建筑施工企业合同管理法律风险及防控措施

关键词：建筑施工企业;合同管理;法律风险;防控措施

所谓合同管理是指对包括合同的审批与签订、履行、变更、终止、违约处理等在内的合同全过程的计划、组织、控制、调节、诉讼和监督检查等管理活动的总称。[1]企业合同管理的全过程都存在着法律风险,建筑施工企业也不例外,因此,建筑施工企业在建设工程施工合同管理过程中应当高度重视并有效识别施工合同管理中的法律风险,采取有效措施对法律风险进行防控,以最大程度地减少法律风险的发生,维护施工企业自身的合法权益。本文选取了施工合同管理中的三个常见阶段(签约、履约以及终止)对建筑施工企业合同管理中存在的法律风险及其防控措施进行研究,以期为建筑施工企业在施工合同的签订、履行及终止等合同管理提供借鉴与参考。

一、建筑施工企业合同管理法律风险分析

(一)合同签订阶段的法律风险

1、签订施工合同的准备工作不充分施工企业在签订施工合同前的准备工作不充分主要表现为对对方的主体资格、资信状况、履约能力、经营范围、资质等级等主体信息审查不到位;对施工合同标的物,即工程项目本身的合法性、真实性以及资金落实情况等标的物的状况了解不充分;对对方合同签约代理人的签约代理权限确认不清楚等。签约准备工作不充分给施工合同的无效以及效力待定埋下了隐患。

2、施工合同基本条款存在不足

建筑施工企业作为施工合同的一方当事人,其有权利、也有义务对施工合同的基本条款进行审查。但在实践中,施工企业往往因为缺乏必要的法律常识,[2]疏于对合同基本条款的审查,在合同签订后才发现合同的基本条款存在不足,例如,合同的八大主要条款不完备;存在导致合同无效、可撤销或可变更以及效力待定的条款;责任限制或免除条款明显不合理;当事人的权利义务等约定不明确以及争议解决方式条款不符合法律规定等。施工合同的基本条款存在不足之处可能导致合同的合法性以及全面性存在先天缺陷。

(二)合同履行阶段的法律风险

1、己方在施工合同履行中存在瑕疵

在施工合同的履行中,不少建筑施工企业疏于合同履行管理,致使己方在施工合同履行中存在瑕疵,例如,违反了及时、全面以及实际的合同履行原则;对合同的变更未与对方签订书面协议;向第三人转让债权或债务时,未通知债务人或未取得债权人的同意;未保存施工合同履行中的各种法律文件等。施工企业在合同履行中存在瑕疵增加了对方向自己索赔的机会,并对维护己方合法权益造成了一定的阻碍。

2、对对方的履行瑕疵反应滞后

施工合同是典型的双务合同,不仅施工方负有履行义务,而且对方当事人,即业主也负有一定的履行责任。对于业主在施工合同履行中的种种瑕疵,施工方应及时作出反应,但在实际履行中,施工方往往对业主的履行瑕疵反应滞后,主要表现为在业主发生违约或履行不当时,施工方未及时提出异议;怠于行使相关的权利主张,如履行中的抗辩权、代位权以及撤销权;并且未在诉讼时效期间内提出诉讼等。施工企业对业主履行瑕疵的滞后反应会使自身的损失难以得到及时的弥补,不利于维护自身的合法权益。

(三)合同终止之后的法律风险

有不少施工企业认为施工合同法律风险只存在于合同的签订及履行过程中,合同履行完毕之后就不存在法律风险了,这种看法是值得商榷的。其实,在施工合同终止后,在合同管理中仍存在一定的法律风险,例如,如果施工企业不履行施工合同的保密、协助以及通知等后合同义务,其仍有可能要承担一定的法律责任;如果施工企业在施工合同履行完毕之后不妥善保管各种合同资料,会导致其在该合同纠纷解决中处于不利地位等。

二、建筑施工企业合同管理法律风险防控措施

(一)提高合同管理法律风险意识

防控合同管理中的法律风险,关键是转变观念、提高法律风险意识和重视程度。因此,施工企业应加大对领导干部以及经营管理人员的法律学习与培训力度,通过集中学习、案例讨论、知识竞赛、经验交流等多种方式使领导干部以及经营管理人员充分认识到合同管理中存在的法律风险及其不良后果,同时,提高领导干部以及经营管理人员对法律的认知程度,增强其知法、懂法、守法、用法的能力等。施工企业通过提高合同管理法律风险意识,为开展法律风险识别、实现法律风险化解打下坚实的基础,同时也为其构建合同管理法律风险防控制度提供强大的思想保障。

(二)强化合同管理的规章制度建设

完善的合同管理制度是企业进行有效的合同管理法律风险防控的制度保障。因此,建筑施工企业应不断加强内部的合同管理制度建设。通过制定或完善合同管理规章制度,明确规定合同管理的主管部门及其职责;规范合同的订立、审批、会签、登记、备案流程;合同示范文本的使用;合同专用章的管理;合同履行的动态监督;合同纠纷的及时处理;合同管理人员的培训以及合同管理的奖惩等事项。建筑施工企业通过不断强化合同管理制度建设,做到管理层次清晰、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理等都处于有效的控制状态,[3]从而可以有效地防止合同法律纠纷的生产。

(三)建立健全合同管理的组织体系

企业合同管理法律风险防控工作的开展离不开高效的管理机构和完善的组织体系。因此,建筑施工企业应当按照统一领导、分级负责、合理分工、大力协同的原则,建立一套由企业法定代表人或负责人亲自主管,法律事务部门牵头负责,各职能部门具体分管,具体承办人专管的上下成线、纵横成网、彼此配合、彼此协调的内部合同管理组织体系,[4]并不断明确各合同管理部门及人员的合同管理职责,实现合同工作层层有人管,事事有人抓的工作局面。建立健全施工企业合同管理的组织体系,可以为防控施工合同管理中的法律风险提供一定的组织保障。

(四)实行合同管理过程的动态监控

对合同管理的全过程实行动态监控是企业防控合同管理法律风险的关键环节和重要步骤,这就要求建筑施工企业不断加强对施工合同管理过程的监督检查。在施工合同签订之前,应当详细审查对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力、代理人的代理权限、工程项目本身的落实情况以及施工合同文本的基本条款等;在施工合同履行过程中,应当及时、全面、实际地履行合同,及时对对方的履行瑕疵、违约等事项作出反应,并及时收集证据,提出相应的权利主张等;在施工合同终止之后,应当按照法定或约定的要求保守对方当事人的商业秘密、履行一定的协助及通知义务,并应保管好各种合同档案资料等。通过动态监控,使建筑施工企业的合同管理更加规范,为建筑施工企业的依法运营创造良好的内部环境。

(五)加强合同法律纠纷的应急管理

加强合同法律纠纷的应急管理属于法律风险发生之后的紧急处理措施,即使预防合同管理法律风险的措施已经比较完善,鉴于施工合同的复杂性以及风险发生的偶然性,也不能忽视对应急管理的建设。因此,当发生合同法律纠纷后,建筑施工企业应当积极应对,全面分析纠纷的产生原因、社会影响以及可能造成的损失,并对纠纷的解决方式进行优化比较,选择最有利于自己的方式,进而制定纠纷解决方案,准备相关证据材料,为进一步的纠纷解决做充分的准备。同时,在纠纷处理过后,建筑施工企业还应当认真总结,吸取纠纷中的经验教训,为今后的合同管理提供宝贵的经验借鉴。

参考文献:

[1]　陈雁,等.企业如何防范合同管理中的法律风险[J〗.科技潮. 2006, (5): 36.

[2]　建筑企业订立合同的法律风险与防范[J〗.内蒙古科技与经济. 2009, (9): 77.

[3]　张玉翔、张玉峰.合同管理的法律风险防范机制[J〗.职业时空. 2007, (3): 27.

[4]　吴齐伟.企业合同法律风险分析与防控思路[J〗.上海企业. 2009, (1): 73.