为了加强工程管理，督促承包人及时、如实地记录、填报工程资料，规范监理人员的签字行为，对监理人员签字权限及时限进行界定。这一规定，对监理人员和承包人均有约束力，违反本规定的签字视为无效。
1.9.1 一般原则
　　1 分级原则
　　监理人员职务划分为总监、现场监理工程师二级，各级由总监任命相应职务的人员签字，越级签字无效；
　　2 专业原则
　　承包人申报的工程资料，必须由相应现场监理工程师的签名方为有效。
　　3 充分原则
　　当一种工程资料按规定需两名监理人员签名（例如现场工程数量的确认等）时，一人签名无效；
　　4 亲历性原则
　　各种现场资料的认可，应由亲自参加者签认；没有亲历者签字视为无效。
　　5 时效原则
　　承包人应按规定时限申报工程资料，现场监理工程师应及时进行核实、签认。若承包人不按规定时限申报资料（例如延期申报、索赔申报、变更申报、计量申报等）造成工程质量或数量无法确认，监理人员此后可以拒签，责任由承包人承担；若监理人员在规定时限内既不指出问题，又不进行签认，承包人可以向总监办、业主投诉，总监办或业主视情节对当事人作相应处理。
　　6 特殊情况的处理原则
　　当事人已离职，或因其他原因不能履行职责，由上一级监理集体研究，指定专人组成核查组，进行核实，按实签认，并须上级监理加签方为有效。
1.9.2 签认权限与时限
　　各种资料表格的签认均在表格中明确规定由哪级监理人员，在什么时限内签认。
1.9.3 签字用语
1. 推荐使用下列监理签字用语：
（1）同意变更，数量核定为；
（2）已完成工序达到设计（变更设计××编号）要求并符合××规范要求，同意进入下一道工序；
（3）情况核为；
（4）同意该方案；
（5）同意在XX工程使用；
（6） 具备开工（测量、试验、施工）条件，同意开工。
2. 杜绝使用以下不规范签字用语：
（1）可变更、可挖除、应变更、可行；
（2）请（XX）批示；
（3）已阅；
（4）同意上报；
（5）请承包人自检后，进入下一道工序；
　（6）施工无异常情况